Die richtige Telefonanlage zu finden ist gar nicht so schwer – wenn man weiß, worauf es ankommt. Wie viele Nebenstellen werden gebraucht? Soll die Anlage vor Ort stehen oder in der Cloud laufen? Und welche Funktionen sind wirklich notwendig, welche nur nice-to-have? Wer diese Fragen vorab klärt, findet sich im Anbietermarkt deutlich schneller zurecht.

So setzen Sie die Prioritäten:

Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis ist fast immer das erste Kriterium – aber wo lässt sich sparen, ohne an Funktionalität oder Zukunftssicherheit einzubüßen? Die folgenden Fragen helfen Ihnen, Ihre Anforderungen zu strukturieren, bevor Sie konkrete Angebote vergleichen.

Folgende Fragen sollten Sie vor dem Kauf einer Telefonanlage stellen:

Leitungsanzahl und Anzahl der Nebenstellen – wie viele brauchen Sie?

Die Zahl Ihrer Mitarbeitenden gibt einen ersten Anhaltspunkt: Wie viele Gespräche werden gleichzeitig geführt? Gibt es Spitzenzeiten, etwa im Kundendienst oder bei saisonalen Schwankungen? Wächst Ihr Team in absehbarer Zeit?

Wenn Sie unsicher sind oder flexibel bleiben möchten, achten Sie auf eine Anlage, bei der sich Nebenstellen und Leitungen unkompliziert erweitern lassen – idealerweise ohne Hardwaretausch oder längere Umbauzeiten. Cloud- und UCaaS-Lösungen haben hier strukturell Vorteile, da Kapazitäten meist per Klick skaliert werden können.

Welche Funktionen sind Ihnen wichtig?

Nicht jede Telefonanlage bietet den gleichen Funktionsumfang – und nicht jede Funktion ist für jedes Unternehmen sinnvoll. Hier eine aktuelle Übersicht:

Standardfunktionen – diese sollte jede moderne Telefonanlage mitbringen:

• Telefonbücher (intern und extern)
• Anrufbeantworter und Voicemail
• Anrufaufzeichnung
• Konferenzräume
• Anklopfen und Parken
• Anruflisten und Verbindungsstatistiken
• Rufweiterleitung (zeitgesteuert, situationsabhängig)
• Anbindung von Endgeräten: IP-Telefone, Smartphones, Softphones

Häufig integrierte Zusatzfunktionen:

• Warteschleifen und Wartemusik
• Interactive Voice Response (IVR) / Sprachmenüs
• Call Flow Editor (grafische Anrufsteuerung)
• Video-Telefonie
• Chat / Instant-Messaging
• Mobile Apps für Home-Office und unterwegs

Zunehmend verbreitete moderne Features:

• CRM-Anbindung (z. B. Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
• Microsoft-Teams- oder Google-Workspace-Integration
• Automatische Gesprächstranskription
• KI-gestütztes Anruf-Routing und virtuelle Assistenten
• Echtzeit-Analyse und Reporting-Dashboards

Welche integrierten Services sind Ihnen wichtig?

Fast alle Telefonanlagen erhalten regelmäßig Updates – aber wie diese eingespielt werden und was sie kosten, unterscheidet sich deutlich. Bei Cloud- und UCaaS-Lösungen übernimmt der Anbieter Updates in der Regel automatisch und zentral. Bei On-Premise-Lösungen liegt die Verantwortung bei Ihnen oder Ihrem IT-Dienstleister.

Prüfen Sie außerdem: Gibt es einen erreichbaren Support – und zu welchen Zeiten? Welche Service Level Agreements (SLAs) werden garantiert? Sind bestimmte Features im Grundpreis enthalten oder werden sie separat berechnet? Gerade bei wachsenden Teams können Abo-Modelle mit festen Beträgen pro Nebenstelle schnell teuer werden – ein genauer Blick auf die Preisstruktur lohnt sich.

Welche Art von Anlage bevorzugen Sie: On-Premise, Cloud-PBX oder UCaaS?

Diese Frage sollte idealerweise früh gestellt werden – aber nicht so früh, dass sie andere Optionen vorschnell ausschließt. Wer sich von Anfang an auf Hardware festlegt, gibt Cloud-Lösungen, die oft flexibler, günstiger im Betrieb und einfacher zu administrieren sind, keine faire Chance. Andersherum gibt es gute Gründe für On-Premise, etwa wenn besondere Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen bestehen.

Eine Übersicht über die Unterschiede, Vor- und Nachteile der einzelnen Ansätze finden Sie hier:

Welcher Telefonanlagen-Anbieter soll es sein?

Hat Ihr bisheriger Telefonie-Anbieter eine passende Anlage im Portfolio? Oder möchten Sie die Gelegenheit nutzen, den Anbieter zu wechseln – vielleicht zu einer moderneren Cloud-Lösung, die besser zu hybriden Arbeitsmodellen passt? Ein direkter Anbietervergleich lohnt sich in jedem Fall.

Eine ausgewogene Informationssammlung finden Sie auch hier.